5 tips voor meerdaagse vergaderingen

Willen jullie een meerdaagse vergadering organiseren? Dan zit je bij Zonneoord goed. Wij geven je in dit artikel wat tips om de beste meerdaagse vergadering te organiseren en zouden het natuurlijk erg leuk vinden als jullie uiteindelijk besluiten deze vergadering bij ons te hosten.

Meerdaagse vergaderlocatie

Soms heb je meer dan een dag nodig om de doelen die je voor je vergadering hebt gesteld te behalen. Dan is een meerdaagse vergadering de juiste oplossing, en daar hoort natuurlijk een meerdaagse vergaderlocatie bij. Nu zeggen we gelijk eerlijk dat het bij Zonneoord niet mogelijk is om te overnachten, maar dat hoeft jouw meerdaagse vergadering zeker niet in de weg te staan. Hotel De Werelt, Lunterse Boer, Reehorst en Hugo de Vries zijn namelijk op een steenworp afstand van onze locatie te vinden!

Dan gaan we nu naar onze tips voor meerdaagse vergaderingen.

Tip 1 Bekijk wat jullie nodig hebben

Tijdens een meerdaagse vergadering wil je zoveel mogelijk uit de geplande meetings halen. Hoe ga je dat doen? Wil je meerdere meetings op één dag en een pauze-activiteit tussendoor? Of misschien zelfs halverwege een van de meetings samen sporten om daarna weer vol energie nieuwe ideeën te krijgen? Alles is mogelijk, maar het is goed om voor jullie bedrijf op een rij te zetten wat voor jullie goed werkt. Vergeet ook niet op te schrijven hoeveel vergaderzalen jullie nodig hebben, hoe groot die moeten zijn en wat jullie eet- en drinkwensen zijn.

Tip 2 Zoek een bijzondere vergaderlocatie

Jullie willen natuurlijk allereerst dat er tijdens een meerdaagse vergadering veel vergaderd kan worden en dat jullie alles uit jullie tijd samen halen. Een bijzondere vergaderlocatie helpt daarbij. Doordat zo’n locatie net even anders is dan normaal, bijvoorbeeld midden in de natuur, raak je als groep geïnspireerd en kom je op nieuwe ideeën. De vergaderingen worden zo nog vruchtbaarder dan op de andere momenten dat jullie samen zijn.

Tip 3 Bespreek je wensen met de locatie

Als jij duidelijk hebt wat jullie nodig hebben om deze meerdaagse vergadering tot een succes te maken en je een geschikte locatie hebt gevonden, is het belangrijk dat je je wensen aan de locatie van jouw keuze voorlegt. Is alles wat jullie willen mogelijk of moet je toch nog even verder kijken?

Tip 4 Maak een planning

Je wil tijdens de vergadering niet voor verrassingen komen te staan en dus is het verstandig om een planning te maken. Noteer wat de plannen zijn en wat er in welke (buiten)ruimte gaat gebeuren. Als je er tijden bij noteert, krijg je een heel overzichtelijk geheel. Stuur deze planning ook door naar de locatie van jullie voorkeur, zodat je nogmaals kunt afstemmen of alles mogelijk is. Zij hebben zo ook gelijk een goed beeld van wat jullie van plan zijn.

Tip 5 Bereid iedereen goed voor

Jij hebt het plan van aanpak nu helemaal helder in je hoofd en dus is de volgende stap dat de rest van het team het net zo duidelijk voor ogen heeft als jij. Waar wordt iedereen verwacht en wanneer? Wat moeten de deelnemers meenemen? Moeten ze iets voorbereiden, en zo ja, wat? Door iedereen van tevoren duidelijke informatie te geven, kan het niet meer fout gaan.

We wensen jullie heel veel succes en plezier met jullie meerdaagse vergadering! En neem gerust contact met ons op als wij hierin nog iets voor je kunnen betekenen.